Порядок ознакомления с информацией, находящейся в архиве суда

Порядок ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности суда, находящейся в архиве АС СЗО 

     
     В архив АС СЗО поступают законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений:
     - документы постоянного хранения, то есть документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, которые являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Документы постоянного хранения хранятся в архиве суда в течение 15 лет  и по истечении этого срока подлежат передаче на постоянное хранение в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга;
     - документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;
     - документы по личному составу.    
     
     Архив АС СЗО:
     
     - исполняет запросы организаций и заявления граждан и выдает им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) социально - правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан (например, об установлении трудового стажа).
     
      Запрос организации и заявление гражданина должны содержать: наименование организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; указание, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка (копия, выписка); данные заявителя: фамилию, имя и отчество  (наименование организации), адрес, контактный телефон; дату и личную подпись  (подпись уполномоченного лица и печать организации).  
     Запрос организации и заявление гражданина, в которых отсутствуют данные заявителя, подпись и печать, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
     Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки (копии, выписки) социально-правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.
     Архивные справки о привлечении к ответственности, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям. Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.
     По письменным заявлениям граждан и  с разрешения руководства суда допускается изъятие из дел и выдача гражданам трудовых книжек и других личных документов, которые не были ими своевременно получены. 
     Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку. Доверенные лица, кроме того, предъявляют доверенность, заверенную нотариусом или организацией.
     Срок исполнения запросов организаций и заявлений граждан социально - правового характера составляет до 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. 
     
     - выдает в установленном порядке дела и документы из дел постоянного и временного хранения в целях научного использования для работы в помещении архива.
     
     Допуск исследователя из научной организации и высшего учебного заведения к работе с документами архива осуществляется на основании письма этой организации, в котором должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письмо должно быть оформлено на бланке и подписано руководителем организации.
     В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе с документами архива по личным заявлениям.
     Дела и документы для работы в помещении архива выдаются только при наличии резолюции руководства суда о разрешении работы с документами. 
     Выдача  исследователям дел и документов для работы вне помещения архива не допускается.
     Для работы в помещении архива выдаются дела и документы, относящиеся только к теме исследования.  
     Исследователи  могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. 
     Исследователи несут ответственность за сохранность выданных дел и документов.
     
     - выдает подлинники и копии документов из дел постоянного и временного хранения в установленном порядке.
     
     Выдача или направление гражданам и организациям подлинников и копий документов из дел постоянного или временного хранения допускается только с письменного разрешения руководства суда. 
     Копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе или заявлении, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

При использовании документов архива АС СЗО  граждане и организации обязаны делать ссылки на место хранения документов.